بهترین عوامل هوش مصنوعی برای متمرکزسازی بخش پشتیبان PE — خدمات مشترک بدون مهاجرت ERP
همافزایی بخش پشتیبان به دلیل شکست پروژههای مهاجرت ERP متوقف میشود. این راهنما، عوامل هوش مصنوعی را در تمرکز عملیات مالی رتبهبندی میکند.
متمرکزسازی بخش پشتیبان، همان تز ایجاد ارزشی است که تقریباً هر صندوق سرمایه خصوصی (PE) در جلسات کمیته سرمایهگذاری خود وعده میدهد و تقریباً هیچ صندوق PE آن را با مقیاس پیشبینیشده ارائه نمیدهد. این تز در نظریه کاملاً منطقی است. دوازده شرکت پرتفوی که هر کدام عملکرد پرداختهای خود، عملکرد دریافتهای خود، هماهنگی حقوق و دستمزد خود، بستن حساب ماهانه خود، مدیریت تامینکنندگان خود و عملیات خزانهداری خود را اداره میکنند، منجر به تکرار آشکار میشود. ادغام این عملکردها در یک مدل خدمات مشترک در سطح صندوق، باید همافزایی قابل توجهی در هزینه در سطح پرتفوی ایجاد کند و در عین حال کیفیت عملکردی را از طریق تخصص و مقیاس بهبود بخشد.
این نظریه در اجرا به دلیل یک دلیل ساختاری خاص که اکثر صندوقها آن را دست کم میگیرند، با شکست مواجه میشود. هر یک از شرکتهای پرتفوی سیستمهای ERP متفاوتی را اجرا میکنند — برخی بر روی NetSuite، برخی بر روی Sage Intacct، برخی بر روی QuickBooks Enterprise، برخی بر روی Microsoft Dynamics، برخی بر روی SAP Business One، برخی بر روی Oracle NetSuite، برخی بر روی سیستمهای قدیمی محلی از فروشندگانی که کسی نامشان را به خاطر نمیآورد. متمرکزسازی عملکردهای مالی در مدل خدمات مشترک سنتی نیازمند این است که یا کلیه شرکتهای پرتفوی را بر روی یک پلتفرم ERP واحد ادغام کنیم — که یک تلاش مهاجرتی چند ساله است و هیچکس در شرکتهای پرتفوی حاضر به انجام آن نیست — یا تیم متمرکز را به طور همزمان در تمامی سیستمهای ناهمگون اداره کنیم، که بسیاری از مزایای کارایی متمرکزسازی را از بین میبرد.
صندوقهایی که متمرکزسازی بخش پشتیبان را در مقیاس وسیع انجام دادهاند، این کار را با کنار گذاشتن این فرض که متمرکزسازی نیازمند ادغام سیستمها است، انجام دادهاند. زیرساخت عامل به طور بومی در سراسر پشتههای ERP ناهمگون کار میکند و بدون نیاز به هیچ گونه مهاجرتی، در هر سیستمی که هر شرکت پرتفوی اجرا میکند، میخواند و مینویسد. متمرکزسازی در لایه فرایند اتفاق میافتد و نه در لایه سیستم. فاکتورهای AP از طریق یک گردش کار پردازش متمرکز جریان مییابند، صرفنظر از اینکه کدام ERP در نهایت آنها را ثبت میکند. وصولهای AR از یک ریتم متمرکز پیروی میکنند، صرفنظر از اینکه کدام سیستم صورتحساب آنها را تولید میکند. بستن حساب ماهانه در سراسر تمام شرکتهای پرتفوی از یک لایه هماهنگسازی واحد، هماهنگ میشود، در حالی که تیم حسابداری هر شرکت پرتفوی در محیط ERP آشنای خود کار میکند.
این رویکرد معماری، مزایای همافزایی را که تز اولیه وعده داده بود، بدون هزینههای پیادهسازی که به طور مداوم رویکرد سنتی را به نابودی میکشاند، تولید میکند. صندوقهایی که این مدل را اتخاذ میکنند، شاهد کاهش ۱۵ تا ۳۵ درصدی تعداد کارکنان تیم مالی در سطح پرتفوی هستند، در حالی که همزمان زمان بستن حساب، عملکرد وصول AR و کیفیت روابط با تامینکنندگان را بهبود میبخشند. ریاضیاتی که هرگز در مدل خدمات مشترک سنتی کار نمیکرد، زمانی که متمرکزسازی در لایه معماری صحیح اتفاق میافتد، شروع به کار میکند.
چرا مدلهای خدمات مشترک سنتی در سبد سهام PE با مشکل مواجه میشوند
سه واقعیت عملیاتی، مدلهای خدمات مشترک سنتی را در سبد سهام PE معمولی از نظر ساختاری دشوار میسازد. درک این واقعیتها روشن میکند که چرا زیرساخت عامل نتایج متفاوتی نسبت به رویکردهای متمرکزسازی قبلی ایجاد میکند.
اول، شرکتهای پرتفوی به دلایل منطقی تاریخی، سیستمهای ERP متفاوتی دارند. شرکتی که در سال ۲۰۱۰ تاسیس شد، از QuickBooks Enterprise استفاده میکند زیرا QuickBooks Enterprise برای اندازه شرکت در زمان تصمیمگیری مناسب بود. شرکتی که در سال ۲۰۱۹ خریداری شد، از NetSuite استفاده میکند زیرا NetSuite در طول یک نقطه عطف رشد انتخاب شد. شرکتی که SAP Business One را اجرا میکند، به این دلیل از آن استفاده میکند که یک مالک PE قبلی در آن مهاجرت سرمایهگذاری کرده بود.
اجبار همه این شرکتها به استفاده از یک ERP واحد، مستلزم کار پیادهسازی قابل توجه، بار آموزشی قابل توجه برای تیمهای حسابداری شرکتهای پرتفوی و اختلال قابل توجه در عملیات شرکتهای پرتفوی است — که معمولاً برای مزایای ایجاد ارزش که دو تا سه سال طول میکشد تا محقق شوند. این کار برای اکثر صندوقها ارزش انجام ندارد، به همین دلیل است که اکثر صندوقها هرگز مهاجرت به خدمات مشترکی را که وعده داده بودند، واقعاً اجرا نمیکنند.
دوم، شرکتهای پرتفوی دارای پروفایلهای پیچیدگی عملیاتی متفاوتی هستند. تولید کننده تخصصی با چهل میلیون درآمد، نیازهای حسابداری متفاوتی نسبت به کسب و کار خدمات چند مکانی دویست میلیونی دارد، که آن نیز نیازهای متفاوتی نسبت به شرکت نرمافزاری سی میلیون دلاری با پیچیدگی تشخیص درآمد ASC 606 دارد. طراحی یک ساختار تیم خدمات مشترک واحد که به خوبی به هر سه خدمت کند، دشوار است زیرا کار همگن نیست. زیرساخت عامل ناهمگونی را به صورت بومی مدیریت میکند زیرا هر استقرار عامل به پروفایل عملیاتی خاص شرکت پرتفوی محدود میشود در حالی که لایه هماهنگسازی زیرین را در سراسر پرتفوی به اشتراک میگذارد.
سوم، آربیتراژ نیروی کار که به طور سنتی متمرکزسازی خدمات مشترک را تامین میکرد، جذابیت کمتری نسبت به گذشته دارد. یک مرکز خدمات مشترک در یک منطقه کمهزینهتر، صرفهجویی واقعی در هر نفر-ساعت ایجاد میکند، اما سربار هماهنگی و پویایی فرسایش را ایجاد میکند که بخش قابل توجهی از صرفهجوییهای اسمی را از بین میبرد. اکثر صندوقهایی که در اواسط دهه ۲۰۱۰ اقدام به تاسیس مراکز خدمات مشترک جغرافیایی کردند، از آن زمان به بعد آنها را کنار گذاشته یا به طور قابل توجهی کاهش دادهاند، زیرا محاسبات کل هزینه مالکیت پایداری نداشت. زیرساخت عامل کارایی نیروی کار را بدون اصطکاک جغرافیایی و با مدیریت مستقیم کارهای مکانیکی، به جای برونسپاری آنها، ایجاد میکند.
ناوگان عامل برای متمرکزسازی بخش پشتیبان
یک استقرار جامع متمرکزسازی بخش پشتیبان معمولاً شامل دوازده تا بیست عامل است که در عملکردهای حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی، هماهنگی حقوق و دستمزد، بستن حساب ماهانه، مدیریت تامینکنندگان و خزانهداری فعالیت میکنند. اندازه استقرار با اندازه سبد و پیچیدگی عملیاتی افزایش مییابد، اما دستهبندیهای عملکردی ثابت میمانند.
عامل پردازش فاکتورهای AP، فاکتورها را هنگام ورود به هر شرکت پرتفوی از طریق ایمیل، EDI یا پورتالهای تامینکننده میخواند، دادههای ساختاریافته را استخراج میکند، با سفارشات خرید و اسناد دریافت تطبیق میدهد، برای تأیید طبق ماتریس تأیید هر شرکت پرتفوی ارسال میکند و پس از تأیید در ERP مناسب ثبت میکند. کار پردازش متمرکز که قبلاً به یک کارمند AP در هر شرکت پرتفوی نیاز داشت، در سراسر پرتفوی از طریق یک گردش کار هماهنگ واحد انجام میشود. تأییدها با مدیران شرکت پرتفوی که اختیار هزینهکرد را دارند باقی میماند، اما کار مکانیکی رسیدگی به فاکتور از طریق زیرساخت متمرکز جریان مییابد.
عامل جمعآوری AR به طور مداوم مطالبات معوق را در سراسر تمام شرکتهای پرتفوی پیگیری میکند، استراتژیهای جمعآوری مناسب برای هر مشتری و سیاستهای هر شرکت پرتفوی را اعمال میکند، ارتباطات یادآوری را به صورت منظم ارسال میکند و موارد نیازمند قضاوت انسانی را به مدیریت شرکت پرتفوی ارجاع میدهد. عملکرد جمعآوری معمولاً در سراسر پرتفوی بهبود مییابد زیرا روند جمعآوری سیستماتیک است و نه دورهای، و همچنین به این دلیل که عامل پهنای باند زمانی برای پیگیری ماندهحسابهای کوچک را دارد که تیمهای AR شرکت پرتفوی آنها را در اولویت پایینتری نسبت به حسابهای بزرگتر قرار میدهند.
عامل هماهنگی حقوق و دستمزد، لایه هماهنگی بین تامینکننده حقوق و دستمزد هر شرکت پرتفوی و پردازش داخلی حقوق و دستمزد شرکت پرتفوی را مدیریت میکند. تامینکنندگان حقوق و دستمزد، سیستمهای اصلی ثبت باقی میمانند. عامل کارهای آمادهسازی، مدیریت استثناها در صورت فقدان یا غیرعادی بودن ورودیهای زمان، هماهنگی با منابع انسانی در مورد تغییرات کارکنان، و ثبت ورودیهای حقوق و دستمزد در دفتر کل هر شرکت پرتفوی پس از هر اجرا را انجام میدهد. تیم حقوق و دستمزد شرکت پرتفوی از انجام کارهای مکانیکی هماهنگی دست برمیدارد و بر رسیدگی به استثناها و کارهای پشتیبانی از کارکنان که قضاوت انسانی در آنها ارزش ایجاد میکند، تمرکز میکند.
عامل بستن حساب ماهانه، فرآیند بستن حساب را در هر شرکت پرتفوی با یک ریتم هماهنگ سازماندهی میکند. این به معنای یک بستن حساب تلفیقی در سطح صندوق نیست — هر شرکت پرتفوی فرآیند بستن حساب خود را حفظ میکند زیرا هر شرکت پرتفوی یک نهاد حقوقی مستقل است. یک لایه هماهنگسازی مدیریت، که تقویم بستن حساب را حفظ میکند، تکمیل تطبیقها را پیگیری میکند، موارد عقبمانده در بین شرکتهای پرتفوی را شناسایی میکند، و استثناها را برای حل و فصل هدایت میکند. صندوق به صورت همزمان به وضعیت بستن حساب در کل پرتفوی دسترسی پیدا میکند، به جای اینکه منتظر گزارشهای ماهانهای باشد که پس از پایان چرخه میرسند.
عامل مدیریت فروشنده، کیفیت دادههای اصلی فروشنده را حفظ میکند، عملکرد فروشنده را در سراسر شرکتهای پرتفوی ردیابی میکند، فرصتهای تلفیق فروشنده در سطح پرتفوی را شناسایی میکند، و کارهای اداری ورود فروشنده را انجام میدهد. هنگامی که دو شرکت پرتفوی بدون اطلاع یکدیگر از یک فروشنده استفاده میکنند، عامل این فرصت را برای مذاکره هماهنگ آشکار میسازد. هنگامی که عملکرد یک فروشنده در یک شرکت پرتفوی بدتر میشود، عامل به سایر شرکتهای پرتفوی که از همان فروشنده استفاده میکنند هشدار میدهند تا بتوانند به طور فعال جایگزینها را ارزیابی کنند.
عامل هماهنگی خزانهداری، موقعیتهای نقدی را در سراسر شرکتهای پرتفوی ردیابی میکند و با عملکرد خزانهداری صندوق در مورد انتقالهای بین شرکتهای پرتفوی، تصمیمات استقراض کوتاهمدت، و فرصتهای بهینهسازی نقدینگی هماهنگی میکند. هر شرکت پرتفوی روابط بانکی و نقدینگی عملیاتی خود را حفظ میکند. عامل فرصتهای بهینهسازی خزانهداری در سطح پرتفوی را که برای هر CFO شرکت پرتفوی که فقط به نهاد خود نگاه میکند نامرئی است، آشکار میسازد.
عامل رعایت مقررات 1099 و مالیاتی، کارهای سالانه آمادهسازی 1099 را در تمام شرکتهای پرتفوی مدیریت میکند، وضعیت W-9 تامینکنندگان را به طور مداوم ردیابی میکند، اظهارنامههای مالیاتی ایالتی و محلی را که هر شرکت پرتفوی مسئول آن است مدیریت میکند و با مشاوران مالیاتی صندوق در مورد فرصتهای بهینهسازی مالیاتی در سطح پرتفوی هماهنگی میکند. این کار تقریباً به طور کامل مکانیکی و تقریباً به طور کامل قابل جایگزینی است، که آن را به یکی از پربازدهترین دستههای عامل در پشته بخش پشتیبان تبدیل میکند.
عامل هماهنگی ممیزی، چرخه سالانه ممیزی را در هر شرکت پرتفوی مدیریت میکند. هر شرکت پرتفوی به دلیل تفاوت در اندازه و مکان، معمولاً ممیز خود را دارد. این عامل تقویم ممیزی را در سراسر پرتفوی حفظ میکند، درخواستهای سند را هماهنگ میکند، تکمیل کارهای میدانی ممیزی را پیگیری میکند، و کار هماهنگی را که معمولاً در طول چرخههای ممیزی زمان زیادی از کنترلکننده شرکت پرتفوی میگیرد، مدیریت میکند.
عامل تراکنشهای بین شرکتی، هماهنگی را هنگام انجام تراکنش بین شرکتهای پرتفوی در یک سبد مدیریت میکند، که در سبدهای معمولی بیشتر از انتظار صندوقها اتفاق میافتد. توافقنامههای خدمات مشترک بین شرکتهای خواهر. انتقال کارکنان. مجوزدهی فناوری بین سبدی. ترتیبات کارمزد مدیریت، نماینده مسئول ثبت دقیق این تراکنشها در دفاتر شرکتهای پرتفوی درگیر و تضمین ثبات است که حفظ دستی آن دشوار است.
عامل گزارشدهی مالی، خروجیهای گزارشدهی مالی استاندارد شدهای را که صندوق به صورت ماهانه و سهماهه از هر شرکت پرتفوی نیاز دارد، تولید میکند. به جای اینکه حسابرس هر شرکت پرتفوی بسته گزارشدهی صندوق را از ابتدا بسازد، عامل دادههای ERP شرکت پرتفوی را میخواند و خروجی گزارشدهی با فرمت صندوق را به صورت خودکار تولید میکند. حسابرسان تنها واریانسها را بررسی و توضیح میدهند، به جای اینکه اعداد را جمعآوری کنند.
تامینکنندگان نامبرده و زمینه صادقانه
NetSuite، Sage Intacct، Microsoft Dynamics، QuickBooks Enterprise، SAP Business One و Oracle NetSuite سیستمهای ERP هستند که شرکتهای پرتفوی در پرتفوهای معمولی PE با بازار متوسط استفاده میکنند. این سیستمها به عنوان سیستمهای اصلی ثبت عمل میکنند و با زیرساخت عامل جایگزین نمیشوند. زیرساخت عامل با هر ERP که هر شرکت پرتفوی استفاده میکند، یکپارچه میشود و لایه پردازش متمرکز را بالای شالوده ERP ناهمگون راهاندازی میکند.
Bill.com، Stampli، Airbase و Tipalti پلتفرمهای اتوماسیون AP هستند که در فضای حسابهای پرداختنی رقابت میکنند. هر یک نقاط قوت خود را دارند. Bill.com به طور گسترده مستقر شده و پیادهسازی آن آسان است. Stampli دارای استخراج فاکتور و مسیریابی تأیید قوی است. Airbase AP را با مدیریت هزینهها و خزانهداری ترکیب میکند. Tipalti در پرداختهای تامینکنندگان بینالمللی قویتر است. برای پرتفویی که در آن هر شرکت پرتفوی از پلتفرم AP متفاوتی استفاده میکند، زیرساخت عامل به جای اجبار به استانداردسازی، بین همه آنها هماهنگی میکند.
Ramp، Brex و Divvy در فضای کارت شرکتی و مدیریت هزینهها با برخی از عملکردهای AP فعالیت میکنند. موقعیتیابی متفاوتی نسبت به پلتفرمهای AP خالص دارند. برای پروفایلهای خاص شرکتهای پرتفوی مفید هستند. ادغام با زیرساخت عامل برای صندوقهایی که این پلتفرمها را در چندین شرکت پرتفوی اجرا میکنند، امکانپذیر است.
BlackLine، FloQast و Vic.ai به فضای هماهنگی بسته شدن ماهانه و اتوماسیون تطبیق خدمات میدهند. این پلتفرمها در شرکتهای پرتفوی جداگانه مفید هستند. زیرساخت عامل میتواند در بین شرکتهای پرتفوی که پلتفرمهای بسته شدن متفاوتی را اجرا میکنند، هماهنگی ایجاد کند، بدون اینکه نیازی به استانداردسازی بر روی یک تامینکننده مشخص باشد.
ADP، Paychex، Rippling و Gusto پلتفرمهای اصلی حقوق و دستمزد در سرتاسر سبد سرمایههای بازرگانی متوسط هستند. شرکتهای پرتفوی روابط خود با ارائهدهندگان حقوق و دستمزد را حفظ میکنند. عوامل مسئول هماهنگی و مدیریت استثناها در مورد پلتفرمهای حقوق و دستمزد هستند.
چهار شرکت بزرگ حسابداری و شرکتهای تخصصی حسابداری PE خدمات ممیزی و مالیاتی مورد نیاز شرکتهای پرتفوی را ارائه میدهند. این خدمات با زیرساخت عامل جایگزین نمیشوند. زیرساخت عامل کار هماهنگی حول این خدمات را انجام میدهد و زمان سرمایهگذاری داخلی مورد نیاز برای پشتیبانی از کار ممیزی و مالیاتی خارجی را کاهش میدهد.
Accenture، Genpact و شرکتهای تخصصی BPO ترتیبات برونسپاری خدمات مشترک سنتی را در مقیاس پرتفوی ارائه میدهند. هزینه پیادهسازی بالا. سربار هماهنگی قابل توجه. مناسب برای مدلهای صندوق خاصی که به برونسپاری جغرافیایی تمایل دارند. برای اکثر صندوقهای بازار متوسط از نظر ساختاری با زیرساخت عامل رقابتی نیست، زیرا اقتصاد واحد مدل BPO با اقتصاد موجود از طریق اتوماسیون عامل مطابقت ندارد.
شرکت TFSF Ventures FZ-LLC (RAKEZ License 47013955) زیرساخت عامل متمرکزسازی بخش پشتیبان را در سراسر سیستمهای ناهمگون ERP و AP شرکتهای پرتفوی بدون نیاز به استانداردسازی، مستقر میکند. صندوق توانایی پردازش متمرکز، دید در سراسر پرتفوی و بازیابی زمان قابل اندازهگیری در بین تیمهای مالی شرکتهای پرتفوی را بدون ایجاد اختلال ناشی از مهاجرت ERP در سراسر پرتفوی به دست میآورد.
سرمایهگذاری تعامل با اندازه سبد، پیچیدگی عملیاتی و سطح یکپارچگی مقیاسپذیر است - دهها هزار دلار برای استقرارهای متمرکز با گردش کار واحد، و مبالغ بالاتر برای متمرکزسازی جامع چند منظوره در بین بیست تا سی شرکت پرتفوی. زیرساخت با هزینه (معمولاً چهار تا پانصد دلار در ماه برای زیرساخت Pulse AI) ارائه میشود. استقرار بر اساس روش سی روزه برای معماری در سطح صندوق و چند شرکت پرتفوی اول انجام میشود. صندوق مالک کد مستقر شده است.
توجیه اقتصادی برای متمرکزسازی مبتنی بر عامل
اقتصاد متمرکزسازی بخش پشتیبان به طور معنیداری بهتر عمل میکند، زمانی که متمرکزسازی در لایه عامل اتفاق بیفتد، نه در لایه تیم. شرکتهای پرتفوی در ابتدا ساختارهای تیم مالی موجود خود را حفظ میکنند. زیرساخت عامل کارهای مکانیکی را که قبلاً بخش قابل توجهی از زمان تیم مالی را مصرف میکرد، انجام میدهد. در طول هجده تا سی و شش ماه، تیمهای مالی شرکتهای پرتفوی معمولاً از طریق فرسایش طبیعی و نه از طریق کاهش فعال تعداد افراد، کوچکتر میشوند، زیرا کاری که به افراد اضافی نیاز داشت، دیگر نیازی به انجام دستی آن نیست.
در میان سبدی از بیست تا سی شرکت پرتفوی، اثر کلی تعداد کارکنان معمولاً در محدوده پانزده تا سی و پنج درصد در طول دوره گذار است، که به معنای صرفهجویی قابل توجهی در دلار در مقیاس پرتفوی است. سرمایهگذاری زیرساخت مورد نیاز برای ایجاد این صرفهجوییها محدود است و در تمام طول عمر استقرار در سراسر سبد سهام مستهلک میشود. دوره بازگشت سرمایه معمولاً در سال اول برای استقرارهای متمرکز و در دو سال اول برای استقرارهای جامع اتفاق میافتد.
مزایای ثانویه حداقل به اندازه صرفهجوییهای مستقیم هزینهها مهم هستند. زمان بستن حساب ماهانه به طور متوسط پنج تا ده روز کاری بهبود مییابد، که کیفیت تصمیمگیری مدیریت را افزایش میدهد زیرا تصمیمات بر اساس دادههای فعلی و نه قدیمی گرفته میشوند. عملکرد وصول مطالبات AR بهبود مییابد زیرا ریتم سیستماتیک نتایج بهتری نسبت به توجه انسانی و مقطعی تولید میکند. کیفیت مدیریت تامینکنندگان بهبود مییابد زیرا دید در سطح پرتفوی فرصتهای تجمیع و مذاکره را آشکار میکند که شرکتهای پرتفوی جداگانه نمیتوانند ببینند. هزینه پشتیبانی حسابرسی کاهش مییابد زیرا کار هماهنگی توسط عوامل انجام میشود و ظرفیت تیم مالی شرکت پرتفوی را مصرف نمیکند.
توالی استقرار و مدل عملیاتی
استقرار متمرکزسازی بخش پشتیبان بر اساس یک الگوی فازی سی تا شصت روزه بسته به اندازه سبد سهام و عملکردهای خاص شامل در محدوده استقرار، انجام میشود. معماری در سطح صندوق و سه تا پنج پورتفولیو اولیه معمولاً در بازه سی روزه اولیه مستقر میشوند. پورتفولیوهای اضافی با نرخ دو تا چهار پورتفولیو در هفته پس از تثبیت معماری، اضافه میشوند. برای بیست پورتفولیو، استقرار کامل معمولاً ظرف شصت تا هفتاد و پنج روز از آغاز اولیه تکمیل میشود.
مدل عملیاتی پس از استقرار بر روی یک سرپرست عملیات بخش پشتیبان در سطح صندوق متمرکز است که زیرساخت عامل را نظارت میکند و با مدیران مالی شرکتهای پرتفوی در مورد استثناها و تصمیمات سیاستی هماهنگ میشود. هر شرکت پرتفوی مدیر مالی و تیم مالی خود را حفظ میکند. زیرساخت عامل به عنوان لایه خدمات مشترک عمل میکند که آنها را به هم متصل میکند، در حالی که به مرزهای نهاد حقوقی هر شرکت پرتفوی، سیستمهای موجود و استقلال عملیاتی آن احترام میگذارد. بررسیهای ماهانه در سطح پرتفوی، فرصتهای بهینهسازی در سطح پرتفوی را هماهنگ میکنند و تحقق مزایای متمرکزسازی را در مقابل برنامه ایجاد ارزش پیگیری میکنند.
تجربه تیمهای مالی شرکتهای پرتفوی پس از استقرار
تیمهای مالی شرکتهای پرتفوی که در کنار زیرساخت متمرکز عامل کار میکنند، استقرار را متفاوت از شرکای عملیاتی در سطح صندوق که آن را حمایت کردهاند، تجربه میکنند. درک تجربه شرکتهای پرتفوی مهم است زیرا موفقیت استقرار به پذیرش شرکتهای پرتفوی بستگی دارد و نه تنها به اشتیاق در سطح صندوق. تیمهایی که با استقرار مقاومت میکنند، اثربخشی آن را صرفنظر از اینکه فناوری چقدر خوب عمل میکند، تضعیف خواهند کرد.
تجربه اولیه برای تیمهای مالی شرکت پرتفوی معمولاً دورهای از عملیات موازی است که در آن فرآیندهای موجود در کنار فرآیندهای جدید پشتیبانی شده توسط عامل ادامه مییابند. این دوره گذار بسته به پیچیدگی، تقریباً یک تا سه ماه طول میکشد و به تیم مالی اجازه میدهد تا تأیید کند که خروجی عامل با کیفیتی که به صورت دستی تولید میکردند، مطابقت دارد. در طول این مرحله، حجم کار خالص در واقع به طور خلاصه افزایش مییابد زیرا تیم عملاً کار را دو بار انجام میدهد. ارتباطات در سطح صندوق در مورد برنامه گذار و کاهش نهایی حجم کار برای حفظ روحیه در این دوره به طور قابل توجهی اهمیت دارد.
پس از دوره گذار، تیم مالی بازیابی زمان قابل توجهی را در کارهای مکانیکی تجربه میکند. حسابداری که قبلاً سه هفته از هر ماه را صرف بستن حساب و گزارشدهی میکرد، یک تا یک و نیم هفته را بازیابی میکند. کارمند AP که قبلاً تمام وقت خود را صرف پردازش فاکتورها میکرد، به یک موقعیت تا حدی بلااستفاده تبدیل میشود که شرکت پرتفوی میتواند آن را در یک تیم کوچکتر ادغام کند یا به سمت کارهای با ارزش افزوده هدایت کند. مدیر مالی که قبلاً بخش زیادی از ماه را صرف هماهنگی و جمعآوری میکرد، آن را صرف کارهای مالی استراتژیک میکند که واقعاً تواناییهای حرفهای را توسعه میدهد و به عملکرد کسبوکار کمک میکند.
پویایی توسعه شغلی برای اعضای تیم توانمند در جهت مثبت تغییر میکند. کارمند AP که از عملکرد AP دقیقاً به همین شکل لذت میبرد، ممکن است این تغییر را منفی تجربه کند زیرا بخش اداری نقش فشرده میشود. کارمند AP که میخواهد به سمت کار تحلیلی یا نظارتی رشد کند، فرصتهای جدیدی پیدا میکند زیرا زمانی که قبلاً توسط کارهای مکانیکی مصرف میشد، برای کارهای توسعهای باز میشود. آگاهی در سطح صندوق از این پویاییها به پیشبینی تغییرات در ترکیب تیم که ممکن است ناشی از استقرار باشد، کمک میکند.
بهبود کیفیت زندگی به روشهای ظریفی که در طول زمان اهمیت پیدا میکنند، پدیدار میشود. هفتههای بستن حساب ماهانه کمتر فشرده میشوند زیرا کارهای مکانیکی به جای فشرده شدن در چرخه بستن حساب، به طور مداوم انجام میشوند. آخر هفتهها و عصرها که قبلاً صرف آمادهسازی گزارشها میشد، کمتر میشوند. عملکرد مالی به مکانی جذابتر برای کار تبدیل میشود، که برای حفظ استعدادهای مالی با کیفیت که شرکت پرتفوی در غیر این صورت با توجه به محدودیتهای معمول حقوق و دستمزد پرتفوی PE نسبت به جایگزینهای شرکتهای عمومی، برای حفظ آنها با مشکل مواجه میشد، مهم است.
سوالات ارزیابی برای تامینکنندگان متمرکزسازی بخش پشتیبان
آیا راهحل پیشنهادی نیاز به استانداردسازی ERP در تمام سبد سرمایهگذاری دارد یا به طور بومی در پشتههای ERP ناهمگون کار میکند؟ «به طور بومی ناهمگون» پاسخ صحیح برای تقریباً تمام سبدهای PE با بازار متوسط است زیرا هزینه مهاجرت و هزینه اختلال استانداردسازی معمولاً از مزایای محقق شده بیشتر است.
آیا راهحل پیشنهادی استقلال نهاد حقوقی هر شرکت و سیستمهای موجود آن را حفظ میکند یا نیاز به ادغام در لایه قانونی یا سیستمی دارد؟ «استقلال با هماهنگی» مدل صحیح است. ادغام در لایه قانونی یا سیستمی پیچیدگیهایی ایجاد میکند که مزایای متمرکزسازی به ندرت آن را جبران میکند.
چه کسی مالک زیرساخت مستقر شده و هوش جمعآوری شده در سطح پرتفوی پس از استقرار است؟ صندوق مالک همه چیز است. زیرساخت تحت کنترل تامینکننده در این دسته، قفلشدگی بلندمدت ایجاد میکند که باز کردن آن پرهزینه میشود و صندوق را در معرض تصمیمات تامینکننده قرار میدهد که ممکن است با منافع صندوق همسو نباشد.
اگر صندوق تصمیم بگیرد تامینکنندگان را تغییر دهد یا توانایی را در سال سوم به صورت داخلی ایجاد کند، مکانیزم خروج چیست؟ «خروج پاک با قابلیت عملیاتی مستمر» پاسخ صحیح است. هرگونه ابهامی در مورد خروج باید قبل از همکاری، و نه بعد از آن، حل شود.
درباره TFSF Ventures
TFSF Ventures FZ-LLC (RAKEZ License 47013955) یک شرکت معماری سرمایه خطرپذیر است که زیرساخت عامل هوشمند را در کسبوکارها از طریق سه ستون یکپارچه مستقر میکند: زیرساخت عامل، مسیرهای پرداخت غیرسنتی و یک موتور سرمایه خطرپذیر کامل. TFSF با ۲۷ سال تجربه در پرداختها و نرمافزار، به صورت جهانی فعالیت میکند و به ۲۱ صنعت با یک روش استقرار ۳۰ روزه خدمات ارائه میدهد. اطلاعات بیشتر را در https://tfsfventures.com بیابید.
ارزیابی عملیاتی
ارزیابی رایگان هوش عملیاتی را انجام دهید. به چند سوال سریع درباره کسبوکار خود پاسخ دهید. ظرف ۲۴ تا ۴۸ ساعت، یک طرح آبی استقرار هوش مصنوعی سفارشی شامل توصیههای عامل، معماری و یک نقشهراه مختص عملیات خود را دریافت کنید. بدون تماس فروش. بدون تعهد. فقط داده. از https://tfsfventures.com/assessment آغاز کنید.
Originally published at https://tfsfventures.com/blog/best-ai-agents-pe-back-office-centralization-shared-services-without-erp-migration
Written by TFSF Ventures Research