خودکارسازی بخش پذیرش هتل بدون اخلال در سیستم‌های وفاداری یا صورت‌حساب

پروژه‌های خودکارسازی بخش پذیرش هتل بیش از هر چیز دیگری در دو مورد خاص با شکست مواجه می‌شوند. یا تسویه حساب صورت‌حساب به هم می‌ریزد زیرا لایه خودکارسازی رکوردهایی را تغییر می‌دهد که سیستم مدیریت ملک بعداً از پذیرش آنها خودداری می‌کند و منجر به انباشت استثناهای حسابداری می‌شود که زمان کارکنان بیشتری را نسبت به آنچه خودکارسازی صرفه‌جویی کرده است، مصرف می‌کند. یا یکپارچه‌سازی وفاداری به هم می‌ریزد زیرا لایه خودکارسازی قادر به شناسایی اعضای سطح نخبه، هدایت صحیح ترجیحات آنها، یا نسبت دادن اقامت به حساب صحیح نیست و منجر به تعاملات مهمان آسیب‌زا برای برند و خطر بازپرداخت می‌شود. ساخت هوش مصنوعی خودکارسازی برای عملیات پذیرش هتل به درستی نیازمند انتخاب‌های معماری صریح است که از روز اول استقرار از این دو حالت شکست جلوگیری کند، و این روش چگونگی انجام این انتخاب‌ها را مشخص می‌کند.

دو حالت شکستی که موفقیت را تعریف می‌کنند

یکپارچگی صورتحساب و یکپارچگی وفاداری دو محدودیت غیرقابل مذاکره در خودکارسازی پذیرش هتل هستند. هر چیز دیگری – سرعت، کیفیت مکالمه، پوشش کانال، منطق تشدید – مهم است اما قابل جبران است. خطای صورت‌حساب منجر به از دست دادن مستقیم درآمد و کار پاکسازی حسابداری می‌شود. خطای وفاداری باعث آسیب به احساسات مهمان می‌شود که در طول رابطه افزایش می‌یابد و در صورت فعالیت ملک تحت توافقنامه فرانشیز، می‌تواند شکایات رسمی را به برند تحریک کند.

تصمیمات معماری که از این حالت‌های شکست جلوگیری می‌کنند در زمان طراحی استقرار گرفته می‌شوند. بازسازی محدودیت‌ها پس از یک راه‌اندازی مشکل‌زا به طور قابل توجهی گران‌تر از ساخت صحیح آنها از اولین اسپرینت است. روشی که در ادامه می‌آید، هر دو محدودیت را به عنوان معماری و نه عملیاتی در نظر می‌گیرد.

محدودیت صورت‌حساب ایجاب می‌کند که هر اقدام خودکارسازی که صورت‌حساب را لمس می‌کند، باید یک مسیر حسابرسی تولید کند، باید از همان محدودیت‌های میدانی که سیستم مدیریت ملک اعمال می‌کند استفاده کند، باید خطاهای مجوز را به صراحت و نه به صورت مخفیانه رسیدگی کند، و باید به همان مجموع‌هایی که سیستم تحت عملیات دستی نشان می‌دهد، تسویه کند. محدودیت وفاداری ایجاب می‌کند که خودکارسازی باید وضعیت نمایه وفاداری را قبل از هر تعامل مهمان بخواند، باید به ترجیحات و استحقاقات خاص هر سطح احترام بگذارد، باید هر اقامت را به حساب وفاداری صحیح نسبت دهد، و باید موارد استثنای وفاداری را به مسئولان انسانی گزارش دهد تا از تولید شکست‌های مخفیانه آسیب‌زا برای برند جلوگیری کند.

هر دو محدودیت قابل آزمایش هستند. هر دو محدودیت باید به صراحت به عنوان بخشی از تضمین کیفیت پیش از راه‌اندازی آزمایش شوند، نه اینکه در تولید از طریق شکایات مهمان یا افزایش تیم مالی کشف شوند.

ترسیم گردش کار فعلی پذیرش

قبل از طراحی هرگونه خودکارسازی، این روش نیازمند ترسیم وضعیت فعلی واقعی گردش کار پذیرش ملک با جزئیات عملیاتی است. نقشه‌های فرآیند عمومی که در سطح مدیریتی ترسیم می‌شوند، مشخصات خودکارسازی مفیدی تولید نمی‌کنند. نقشه باید نقاط تماس واقعی، نقاط تصمیم‌گیری واقعی، استثناهای واقعی که کارکنان با آنها مواجه می‌شوند، و واسط‌های واقعی بین سیستم‌هایی که داده‌ها از آنها عبور می‌کنند را ثبت کند.

ترسیم جریان ورود باید مراحل از دریافت رزرو تا ارسال کلید اتاق را ثبت کند. هر مرحله سیستم یا فرد انجام‌دهنده کار، ورودی‌های داده مورد نیاز، معیارهای تصمیم‌گیری اعمال شده، خروجی‌های تولید شده، و موارد استثنایی که مسیر متفاوتی دارند را شناسایی می‌کند. این سطح از جزئیات، نقاط یکپارچه‌سازی که خودکارسازی باید آنها را مدیریت کند و قضاوت‌هایی که باید انسانی باقی بمانند را نشان می‌دهد.

ترسیم جریان خروج مراحل مربوط به بررسی خروج را ثبت می‌کند – نهایی‌سازی صورت‌حساب، تسویه پرداخت، رسیدگی به هزینه‌های جانبی، ثبت امتیاز وفاداری، ثبت بازخورد. نقاط تماس صورت‌حساب توجه ویژه دریافت می‌کنند زیرا خروج جایی است که خطاهای یکپارچگی صورت‌حساب بیشتر نمایان می‌شوند و جایی که تلاش کارکنان برای اصلاح خطاها بیشترین است.

ترسیم گردش کار در حین اقامت شامل پیام‌رسانی، رسیدگی به درخواست‌ها، هماهنگی نگهداری اتاق، و رویدادهای عملیاتی است که بین ورود و خروج اتفاق می‌افتد. این سطحی است که هوش مصنوعی کنسرسیوم مکالمه‌ای معمولاً در آن مستقر می‌شود، و نقشه گردش کار شناسایی می‌کند که کدام انواع تعامل برای خودکارسازی کامل مناسب هستند، کدامیک نیازمند انسان در حلقه هستند، و کدامیک نیازمند رسیدگی کاملاً انسانی هستند.

ترسیم جریان استثنا مهمترین و غالباً نادیده گرفته شده‌ترین بخش است. مهمانان بدون رزرو. عدم حضور. ورود زودهنگام قبل از آماده شدن اتاق. خروج دیرهنگام. خطاهای لیست اتاق‌های گروهی. خطاهای مجوز پرداخت. عدم تطابق سطح وفاداری. درخواست‌های جبران خسارت. هر نوع استثنا منطق مسیردهی خاص خود را دارد، و معماری خودکارسازی باید به صراحت به هر یک از آنها رسیدگی کند، نه اینکه آنها را در یک سطل استثنای کلی که توجه کارکنان را بیش از حد اشغال می‌کند، فرو ریزد.

طراحی معماری ناوگان عامل

با ترسیم گردش کار، معماری ناوگان عامل، اجزای خودکارسازی خاصی را طراحی می‌کند که کار شناسایی شده را مدیریت خواهند کرد. این معماری بین عامل‌هایی که خودکارسازی کامل را مدیریت می‌کنند، عامل‌هایی که گردش کارهای انسان در حلقه را مدیریت می‌کنند، و عامل‌هایی که داده‌ها و کارهای هوش محض را برای حمایت از تصمیمات انسانی مدیریت می‌کنند، تمایز قائل می‌شود.

عامل ورود بخش‌های مکانیکی چک-این را برای مهمانانی که از طریق کانال‌های دیجیتال از قبل ثبت‌نام کرده‌اند، مدیریت می‌کند. تأیید هویت، مجوز پرداخت، ثبت کارت ثبت‌نام، تأیید تخصیص اتاق، و ارسال کلید برای بیشتر ورودی‌ها توسط عامل انجام می‌شود. عامل موارد استثنایی – مجوز ناموفق، عدم تطابق هویت، اتاق آماده نیست، مهمان بدون رزرو، سطح وفاداری نیازمند تأیید – را با زمینه کامل به تیم پذیرش گزارش می‌دهد.

عامل صورت‌حساب عملیات روتین صورت‌حساب را مدیریت می‌کند – مجوز متفرقه، ثبت هزینه‌های جانبی از سیستم‌های جانبی متصل، جمع‌آوری سپرده، و استعلامات استاندارد صورت‌حساب. عامل در حدود مجوزهای سختگیرانه عمل می‌کند و هر چیزی فراتر از آن محدودیت‌ها را به کارکنان ارجاع می‌دهد. تغییرات صورت‌حساب مسیرهای حسابرسی صریح را تولید می‌کند که با فرآیند تسویه حسابداری ملک مطابقت دارد.

عامل کنسرسیوم پیام‌های ورودی مهمان را در کانال‌ها مدیریت می‌کند، درخواست‌های روتین را به پاسخ‌های خودکار هدایت می‌کند، تعاملات نیازمند قضاوت را به کارکنان ارجاع می‌دهد، و زمینه مکالمه را در طول اقامت مهمان حفظ می‌کند. عامل بر اساس یک پایگاه دانش خاص ملک – توصیه‌های محلی، ساعات کاری امکانات رفاهی، گزینه‌های حمل و نقل، جزئیات سیاست – عمل می‌کند، نه اینکه به پاسخ‌های عمومی که پیشنهادات نامناسبی تولید می‌کنند، تکیه کند.

عامل وفاداری در پس‌زمینه هر تعامل مهمان کار می‌کند و وضعیت نمایه وفاداری را می‌خواند، اعضای سطح نخبه را شناسایی می‌کند، ترجیحات و استحقاقات خاص هر سطح را به مسئول مربوطه گزارش می‌دهد، و از جریان صحیح نسبت دادن اقامت به حساب وفاداری اطمینان حاصل می‌کند. این عامل رابط کاربری ندارد – به عنوان لایه هوش وفاداری عمل می‌کند که سایر عامل‌ها و کارکنان از آن مشورت می‌گیرند.

عامل خروج بخش‌های مکانیکی چک‌اوت را برای مهمانانی که از چک‌اوت دیجیتال استفاده می‌کنند، مدیریت می‌کند، صورت‌حساب‌ها را در حدود مجوزها نهایی می‌کند، تسویه پرداخت را پردازش می‌کند، و موارد استثنایی را به کارکنان گزارش می‌دهد. یکپارچه‌سازی مسیر حسابرسی به ویژه در این عامل مهم است زیرا تغییرات صورت‌حساب خروج رایج‌ترین منبع استثناهای حسابداری است.

هماهنگ‌کننده استثنا، موارد استثنای اجتناب‌ناپذیری را که عامل‌های عملیاتی به مسئول انسانی مناسب با زمینه کامل ارجاع می‌دهند، هدایت می‌کند. یک مجوز ناموفق متفاوت از عدم تطابق سطح وفاداری هدایت می‌شود. یک مهمان بدون رزرو متفاوت از اختلاف پرداخت هدایت می‌شود. منطق هماهنگ‌سازی اطمینان حاصل می‌کند که توجه کارکنان به مواردی که نیازمند قضاوت هستند معطوف می‌شود، نه اینکه در میان نویز مکانیکی پنهان شود.

یکپارچه‌سازی با PMS بدون ایجاد اختلال

یکپارچه‌سازی با سیستم مدیریت ملک آسیب‌پذیرترین بخش هر استقرار خودکارسازی پذیرش است، و انتخاب‌های معماری که در زمان طراحی یکپارچه‌سازی انجام می‌شود، تعیین می‌کند که آیا استقرار به آرامی پیش می‌رود یا جریان مزمنی از استثناهای یکپارچه‌سازی را تولید می‌کند که توجه عملیاتی را مصرف می‌کند.

یکپارچه‌سازی باید از هر مکانیزم یکپارچه‌سازی که فروشنده PMS به طور رسمی پشتیبانی می‌کند – API گواهی‌شده، اشتراک‌های وب‌هوک، خدمات وب OPERA، یا هر آنچه پلتفرم خاص ارائه می‌دهد – استفاده کند. یکپارچه‌سازی‌های سفارشی اسکرین‌اسکرپینگ یا الگوهای دسترسی به پایگاه داده پشتیبانی نشده، بدهی فنی تولید می‌کنند که هر زمان فروشنده PMS پلتفرم اصلی را به روز کند، به صورت شکست‌های مخفیانه آشکار می‌شود.

نگاشت سطح فیلد باید صریح و در برابر محدودیت‌های فیلد PMS معتبر باشد، نه اینکه فرض شود. PMS معمولاً محدودیت‌های فیلد سختگیرانه‌تری نسبت به فرمت‌های طبیعی داده لایه خودکارسازی دارد – محدودیت‌های نویسه‌ای بر نام مهمان، الزامات فرمت خاص برای داده‌های کارت اعتباری، مقادیر شمارشی برای فیلدهای وضعیت اتاق، و محدودیت‌های مشابهی که خودکارسازی باید به آنها احترام بگذارد. خطاهای نگاشت در اینجا شکست‌های یکپارچه‌سازی مخفیانه را تولید می‌کنند که به صورت داده‌های گمشده در گزارش‌های PMS ظاهر می‌شوند، نه به عنوان خطاهای آشکار خودکارسازی.

انتخاب‌های یکپارچه‌سازی همزمان در مقابل ناهمزمان برای عملیات روبروی مهمان اهمیت دارد. هر چیزی که مهمان نتیجه آن را می‌بیند باید به صورت همزمان یکپارچه شود تا خودکارسازی موفقیت را نشان ندهد در حالی که PMS اصلی هنوز در حال پردازش تغییر است. کارهای تسویه حساب پس‌زمینه می‌توانند به صورت ناهمزمان با رسیدگی مناسب به تلاش مجدد و صف نامه‌های مرده برای مواردی که شکست می‌خورند، یکپارچه شوند.

کامل بودن مسیر حسابرسی غیرقابل مذاکره است. هر اقدامی که خودکارسازی انجام می‌دهد و داده‌های PMS را تغییر می‌دهد، باید یک رکورد حسابرسی با شناسه مهمان، مهر زمانی، تغییر خاص، عاملی که تغییر را آغاز کرده است، و هرگونه اطلاعات استثنا یا هشدار تولید کند. مسیرهای حسابرسی هم از فرآیندهای تسویه داخلی ملک و هم از تحقیقات پزشکی قانونی اجتناب‌ناپذیر در صورت بروز شکایات مهمان یا سوالات حسابداری پشتیبانی می‌کنند.

حفظ یکپارچگی برنامه وفاداری

یکپارچه‌سازی وفاداری نیازمند توجه معماری صریح است زیرا یکپارچگی برنامه وفاداری حالت شکستی است که به طور مستقیم به احساسات مهمان و روابط برند آسیب می‌رساند. عامل وفاداری که در پس‌زمینه هر تعامل مهمان اجرا می‌شود، اساس یکپارچگی وفاداری است، اما معماری فراتر از آن عامل گسترش می‌یابد.

وضعیت نمایه باید در ابتدای هر تعامل مهمان خوانده شود، نه اینکه از وضعیت ذخیره‌شده فرض شود. سطوح وفاداری تغییر می‌کنند. مزایای سطح نخبه تغییر می‌کنند. ترجیحات مهمان به روز می‌شوند. قوانین نسبت دادن اقامت در برنامه‌های وفاداری متفاوت هستند. خواندن وضعیت فعلی در ابتدای تعامل از عملکرد خودکارسازی با اطلاعات منقضی‌شده که رفتار آسیب‌زا برای برند تولید می‌کند، جلوگیری می‌کند.

استحقاقات خاص هر سطح باید به صراحت مدیریت شوند. اگر برنامه وفاداری برای اعضای خاص سطح نخبه خروج دیرتر را تضمین می‌کند، این استحقاق باید به طور خودکار رعایت شود، نه اینکه به عهده کارکنان گذاشته شود. اگر برنامه ارتقاء رده اتاق را مشروط به در دسترس بودن تضمین می‌کند، منطق ارتقاء باید قبل از نهایی‌سازی تخصیص خودکار اتاق اجرا شود. خودکارسازی نباید تجربه مهمان سطح نخبه را تولید کند که نیازمند درخواست مهمان برای آنچه به آن استحقاق دارد، باشد.

قوانین نسبت دادن اقامت باید به صراحت برای هر برنامه وفاداری که ملک در آن شرکت می‌کند، کدگذاری شود. برنامه‌های وفاداری برند، برنامه‌های وفاداری شخص ثالث، ترتیبات وفاداری حساب‌های شرکتی، و برنامه‌های وفاداری مستقیم هر کدام قوانین نسبت دادن خاص خود را دارند. خودکارسازی باید قانون صحیح را برای اقامت صحیح اعمال کند، نه اینکه خطاهای نسبت دادن تولید کند که نیازمند اصلاح پس از اقامت هستند.

رسیدگی به استثناهای وفاداری به طور خاص به مسئولان آموزش‌دیده در عملیات برنامه وفاداری هدایت می‌شود. عدم تطابق سطح وفاداری یک استثنای عمومی نیست – نیازمند کارکنانی است که قوانین برنامه وفاداری خاص را برای حل مناسب درک می‌کنند. هماهنگ‌کننده استثنا باید این مسیریابی تخصصی را کدگذاری کند، نه اینکه استثناهای وفاداری را به عنوان نویز عملیاتی عمومی در نظر بگیرد.

خودکارسازی صورت‌حساب بدون انباشت عقب‌افتادگی تسویه حساب

خودکارسازی صورت‌حساب زمانی ارزش عملیاتی تولید می‌کند که کار مکانیکی عملیات روتین صورت‌حساب را حذف کند. خودکارسازی صورت‌حساب زمانی آسیب عملیاتی تولید می‌کند که جریانی از استثنائات را ایجاد کند که تیم‌های مالی باید در پایان هر شیفت آنها را پاکسازی کنند. انتخاب‌های معماری که این نتایج را متمایز می‌کنند، خاص و به خوبی درک شده‌اند.

محدودیت‌های مجوز باید صریح و محافظه‌کارانه باشند. خودکارسازی باید عملیات صورت‌حساب را زیر آستانه‌های دلاری به وضوح تعریف شده با مجوز گسترده‌تر مدیریت کند، و برای موارد بالاتر از آن آستانه‌ها نیازمند تأیید انسانی باشد. تنظیم آستانه باید نشان‌دهنده میزان تحمل ریسک ملک و زمینه عملیاتی خاص باشد – ملک‌های لوکس معمولاً آستانه‌های پایین‌تری نسبت به ملک‌های اقتصادی دارند زیرا مقدار دلاری در هر صورت‌حساب بالاتر است.

رسیدگی به مجوزهای ناموفق باید بلافاصله به کارکنان هدایت شود، نه اینکه به صورت مخفیانه دوباره امتحان شود. یک کارت رد شده در حین مجوز صورت‌حساب، خطای سیستمی برای امتحان مجدد نیست – یک وضعیت مهمان است که نیازمند توجه فوری کارکنان است. خودکارسازی باید شکست را با زمینه کامل گزارش دهد و از تلاش برای عملیات متوقف شود، نه اینکه مجموعه‌ای از تلاش‌های مجدد مخفیانه را تولید کند که مشکل اصلی را تشدید کند.

یکپارچه‌سازی هزینه‌های جانبی باید به مدل مجوز سیستم منبع احترام بگذارد. هزینه‌های رستوران، هزینه‌های اسپا، هزینه‌های پارکینگ، و یکپارچه‌سازی‌های سیستم‌های جانبی مشابه هر کدام الگوهای مجوزی دارند که خودکارسازی صورت‌حساب باید به آنها احترام بگذارد. ثبت هزینه‌ها در صورت‌حسابی که سیستم منبع مجوز آن را صادر نکرده است، استثناهای حسابداری را تولید می‌کند که در چرخه تسویه حساب بعدی نمایان می‌شوند.

تسویه حساب روزانه باید صفر تفاوت بین صورت‌حساب‌های مدیریت شده توسط خودکارسازی و سوابق PMS تولید کند. اگر تسویه حساب تفاوت‌هایی را نشان دهد، معماری دارای نقصی است که نیازمند بررسی فوری است، نه اینکه تغییر پذیری تحمل شود. ملک‌هایی که تغییر پذیری تسویه حساب کم را می‌پذیرند، در طول هفته‌ها و ماه‌ها با کار پاکسازی قابل توجهی مواجه می‌شوند زیرا تغییر پذیری انباشته می‌شود.

متدولوژی استقرار سی روزه

متدولوژی استقرار بر اساس یک جدول زمانی ثابت سی روزه اجرا می‌شود که ملک را از ارزیابی اولیه تا راه‌اندازی تولید می‌رساند. هفته اول وضعیت فعلی گردش کار پذیرش را ترسیم می‌کند، اهداف خودکارسازی خاص را شناسایی می‌کند، و موجودی سیستم مدیریت ملک، پردازشگر پرداخت، برنامه وفاداری، و سطح یکپارچه‌سازی سیستم‌های جانبی را ثبت می‌کند. خروجی یک مشخصات استقرار است که تیم مدیریت ملک آن را بررسی و تأیید می‌کند.

هفته دوم معماری ناوگان عامل را در برابر پشته خاصی که در هفته اول شناسایی شده است، طراحی می‌کند. سند معماری هر عامل، مسئولیت‌های آن، نقاط یکپارچه‌سازی آن، مرزهای مجوز آن، و منطق رسیدگی به استثناهای آن را مشخص می‌کند. رهبری عملیاتی ملک این سند را قبل از ساخت هرگونه کدی بررسی و تأیید می‌کند.

هفته‌های سوم و چهارم عامل‌ها را در برابر داده‌های واقعی ملک در یک محیط شبیه‌سازی می‌سازند، تست‌های سرتاسری از جمله موارد استثنا را اجرا می‌کنند، و محیط تولید را برای راه‌اندازی آماده می‌کنند. تست پیش از راه‌اندازی به صراحت موارد تست یکپارچگی صورت‌حساب و یکپارچگی وفاداری را که از دو حالت شکست اصلی محافظت می‌کنند، اعمال می‌کند. روز سی‌ام با راه‌اندازی در محیط تولید و اجرای چرخه عملیاتی بعدی از طریق زیرساخت جدید، به پایان می‌رسد.

متدولوژی استقرار 30 روزه که TFSF Ventures FZ-LLC (RAKEZ License 47013955) در 21 بخش خود استفاده می‌کند، مستقیماً برای استقرارهای پذیرش هتل اعمال می‌شود. معماری رسیدگی به استثنا، موارد پیچیده ویژه صنعت مهمان‌نوازی – مهمانان بدون رزرو، خطاهای لیست اتاق‌های گروهی، خطاهای مجوز پرداخت، عدم تطابق نمایه وفاداری – را از طریق منطق مسیریابی صریح و نه سطل‌های استثنای عمومی مدیریت می‌کند. ملک‌ها معمولاً سرمایه‌گذاری استقرار را ظرف شش ماه اول از طریق کارایی کارکنان بازپرداخت می‌کنند. سرمایه‌گذاری تعامل با پیچیدگی ملک مقیاس می‌یابد – استقرارهای تکی در ده‌ها هزار دلار شروع می‌شوند و برای استقرارهای سازمانی با چندین ملک به صدها هزار دلار می‌رسند. زیرساخت هوش مصنوعی پالس با هزینه ماهیانه چهارصد تا پانصد دلار منتقل می‌شود. ارزیابی عملیاتی 19 سوالی، دامنه استقرار اولیه را در 48 ساعت تولید می‌کند.

عملیات استقرار

عملیات پس از راه‌اندازی بر بهبود مستمر قابلیت خودکارسازی و گردش کار کارکنان متمرکز است. بررسی هفتگی الگوهای استثنا فرصت‌هایی را برای گسترش سطح خودکارسازی در جایی که استثناها در الگوهای قابل پیش‌بینی جمع می‌شوند، شناسایی می‌کند. بررسی ماهانه سلامت یکپارچه‌سازی هرگونه تغییر در یکپارچه‌سازی‌های PMS، پرداخت، یا سیستم‌های جانبی را که نیازمند توجه قبل از ایجاد تأثیر عملیاتی هستند، شناسایی می‌کند.

آموزش کارکنان با پختگی قابلیت خودکارسازی تغییر می‌کند. اعضای تیم پذیرش که قبلاً کارهای مکانیکی را انجام می‌دادند به سمت رسیدگی به استثنائات و کارهای روابط مهمان که آموزش و قضاوت آنها ارزش مستقیمی تولید می‌کند، تغییر می‌کنند. گسترش قابلیت کارکنان بخشی از ارزش استقرار است نه یک عارضه جانبی – ملک‌هایی که در انتقال کارکنان سرمایه‌گذاری می‌کنند نتایج عملیاتی به طور قابل توجهی بهتری نسبت به ملک‌هایی که خودکارسازی را به عنوان اهرم کاهش تعداد کارکنان در نظر می‌گیرند، تولید می‌کنند.

نظارت بر احساسات مهمان باید به طور خاص تعاملاتی را که از طریق خودکارسازی مدیریت می‌شوند در مقابل تعاملاتی که از طریق کارکنان مدیریت می‌شوند، پیگیری کند. خودکارسازی باید برای گردش کارهایی که پوشش می‌دهد امتیازات احساساتی حداقل برابر با تعاملات مدیریت شده توسط کارکنان تولید کند. اگر خودکارسازی احساسات پایین‌تری تولید کند، طراحی گردش کار نیازمند بازنگری است. اگر خودکارسازی احساسات بالاتری تولید کند، ملک فرصتی برای گسترش سطح خودکارسازی شناسایی کرده است.

زیرساخت اساس بهبود عملیاتی مداوم را فراهم می‌کند، نه یک استقرار ثابت که بدون تغییر اجرا می‌شود. ملک‌هایی که خودکارسازی را به عنوان یک سیستم راه‌اندازی و رها کردن در نظر می‌گیرند، ارزش قابل توجهی کمتری نسبت به ملک‌هایی که آن را به عنوان زیرساخت دائماً در حال تکامل در نظر می‌گیرند، استخراج می‌کنند.

ساخت برنامه آزمایشی که شکست‌های واقعی را شناسایی می‌کند

برنامه آزمایشی پیش از راه‌اندازی تعیین می‌کند که آیا استقرار عیوب خود را در محیط امن چرخه آزمایش یا در محیط بی‌رحمانه تعاملات مهمان نشان می‌دهد. برنامه آزمایشی باید به صراحت حالت‌های شکستی را که آسیب عملیاتی تولید می‌کنند، آزمایش کند، نه اینکه صرفاً بر گردش کارهای مسیر موفقیت که در نمایش‌های فروشنده به خوبی نشان داده می‌شوند، تمرکز کند.

موارد تست یکپارچگی صورت‌حساب باید شامل ثبت یک هزینه جانبی مجاز در برابر یک صورت‌حساب فعال، تلاش برای ثبت هزینه در برابر یک صورت‌حساب بسته، ثبت هزینه‌ای که از مجوز موجود فراتر می‌رود، اصلاح یک هزینه پس از ثبت اولیه، لغو یک هزینه با مجوز مناسب، و تسویه مجموع‌های پایان روز بین لایه خودکارسازی و سیستم مدیریت ملک باشد. هر مورد تست باید نتیجه عملیاتی مورد انتظار، مسیر حسابرسی مورد انتظار، و صفر تفاوت در تسویه حساب را تولید کند. موارد تستی که تفاوت‌هایی را تولید می‌کنند نیازمند اصلاح معماری قبل از راه‌اندازی هستند، نه تحمل عملیاتی پس از راه‌اندازی.

موارد تست یکپارچگی وفاداری باید شامل ورود یک عضو سطح پایه، ورود یک عضو سطح نخبه با استحقاقات صریح، ورود یک عضو با عدم تطابق نمایه نیازمند حل، نسبت دادن اقامت به حساب وفاداری صحیح در چندین برنامه وفاداری که ملک در آنها شرکت می‌کند، ثبت امتیاز در هنگام بررسی خروج، و پردازش ارتقاء سطح در حین اقامت باشد. موارد تست باید به صراحت سناریوهای سطح نخبه را شامل شوند زیرا مهمانان سطح نخبه درآمد نامتناسب و آسیب احساسی نامتناسب تولید می‌کنند زمانی که تجربه‌شان بدتر می‌شود.

موارد تست رسیدگی به استثنا باید به صراحت هر نوع استثنای شناسایی شده در نگاشت گردش کار را آزمایش کند. تست باید تأیید کند که استثناها با زمینه مناسب به مسئول مناسب هدایت می‌شوند. رسیدگی به سطل استثنای عمومی که توجه کارکنان را بیش از حد اشغال می‌کند، باید به عنوان یک نقص معماری شناسایی شود، نه یک تحمل عملیاتی.

موارد تست سلامت یکپارچه‌سازی باید یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت ملک، یکپارچه‌سازی پردازشگر پرداخت، یکپارچه‌سازی برنامه وفاداری، و هر یکپارچه‌سازی سیستم جانبی را از طریق گردش کارهای خاصی که خودکارسازی در تولید اجرا خواهد کرد، آزمایش کند. شکست‌های یکپارچه‌سازی در حین آزمایش، نواقصی را در معماری یکپارچه‌سازی شناسایی می‌کنند که نیازمند اصلاح هستند، نه تحمل.

برنامه‌ریزی انتقال گردش کار کارکنان

استقرار، کار کارکنان پذیرش را تغییر می‌دهد، و این تغییر نیازمند برنامه‌ریزی صریح است، نه اینکه از طریق بداهه‌پردازی عملیاتی جذب شود. کارکنانی که قبلاً چک‌این مکانیکی، عملیات صورت‌حساب، و پیام‌رسانی کنسرسیوم را انجام می‌دادند، به سمت رسیدگی به استثناعات، کارهای روابط مهمان، و قضاوت‌هایی که خودکارسازی به درستی به انسان‌ها هدایت می‌کند، تغییر می‌کنند.

برنامه انتقال باید تغییرات خاص را برای هر نقش در تیم پذیرش ترسیم کند. کار شیفت ورود از پردازش مکانیکی به مدیریت استثنا و لحظات روابط مهمان تغییر می‌کند. کار صورت‌حساب از ثبت روتین به حل استثنا و نظارت حسابرسی تغییر می‌کند. کار کنسرسیوم از پاسخ‌های عمومی به تعاملات با ارزش بالا که از قضاوت انسانی بهره می‌برند، تغییر می‌کند.

سرمایه‌گذاری در آموزش باید با تغییرات گردش کار همراه باشد، نه اینکه فرض شود کارکنان از طریق تجربه این انتقال را جذب خواهند کرد. کار رسیدگی به استثنا که خودکارسازی به کارکنان هدایت می‌کند، نیازمند قضاوت متفاوتی نسبت به کار مکانیکی است که جایگزین می‌کند. کارکنانی که قبلاً رویه‌های تعریف شده را اجرا می‌کردند، نیازمند آموزش در قضاوت‌هایی هستند که رسیدگی به استثنا نیازمند آن است. سرمایه‌گذاری در آموزش بخشی از ارزش استقرار است، و ملک‌هایی که آن را نادیده می‌گیرند نتایج عملیاتی بدتری نسبت به ملک‌هایی که در آن سرمایه‌گذاری می‌کنند، تولید می‌کنند.

معیارهای عملکرد باید برای بازتاب کار جدید تکامل یابند، نه اینکه به اندازه‌گیری کاری که خودکارسازی اکنون مدیریت می‌کند، ادامه دهند. کارکنانی که بر اساس تراکنش‌های پردازش شده اندازه‌گیری می‌شوند، رفتار عملیاتی را بهینه می‌کنند برای نتایج اشتباه زمانی که تراکنش‌ها عمدتاً خودکارسازی شده‌اند. کارکنانی که بر اساس کیفیت حل استثنا، احساسات مهمان، و یکپارچگی وفاداری اندازه‌گیری می‌شوند، رفتار عملیاتی را تولید می‌کنند که با ارزش واقعی که استقرار قرار است تولید کند، همسو است.

درباره TFSF Ventures

TFSF Ventures FZ-LLC (RAKEZ License 47013955) یک شرکت معماری سرمایه‌گذاری است که زیرساخت عامل هوشمند را از طریق سه ستون یکپارچه در کسب‌وکارها مستقر می‌کند: زیرساخت عامل‌محور، ریل‌های پرداخت غیرسنتی، و یک موتور سرمایه‌گذاری کامل. TFSF با 27 سال تجربه در پرداخت‌ها و نرم‌افزار، در سطح جهانی فعالیت می‌کند و 21 بخش را با متدولوژی استقرار 30 روزه خود خدمت‌رسانی می‌کند. اطلاعات بیشتر در https://tfsfventures.com

ارزیابی رایگان هوش عملیاتی را انجام دهید

ارزیابی رایگان هوش عملیاتی را انجام دهید – 19 سوال، حدود 8 دقیقه، بدون تعهد. یک طرح اولیه استقرار سفارشی شامل توصیه‌های عامل، معماری، و پیش‌بینی‌های بازگشت سرمایه را ظرف 48 ساعت دریافت کنید. شروع از https://tfsfventures.com/assessment

در ابتدا در https://tfsfventures.com/blog/building-hotel-front-desk-automation-without-breaking-loyalty-or-folio-systems منتشر شده است.

نوشته شده توسط گروه تحقیقات TFSF Ventures