نحوه استفاده از عامل‌های هوش مصنوعی برای خدمات حسابداری بدون نقض QuickBooks Online، Xero یا گردش کار پذیرش مشتری موجود

شایع‌ترین دلیل شکست استقرار عامل‌های هوش مصنوعی در شرکت‌های حسابداری، نه خود فناوری، بلکه شکافی است که آنها در گردش کارهایی ایجاد می‌کنند که شرکت طی سال‌ها بهینه کرده است. حسابداران می‌دانند چگونه یک مشتری را پذیرش کنند، اسناد صحیح را درخواست کنند، چارت حساب‌ها را پیکربندی کنند و سه دوره مالی اول را تا زمانی که پرونده تثبیت شود، مدیریت نمایند. هنگامی که عامل‌های هوش مصنوعی بدون در نظر گرفتن این واقعیت عملیاتی به سیستم اضافه می‌شوند، شرکت به جای کاهش چرخه‌های بسته شدن، شش ماه را صرف مبارزه با ابزارهای خود می‌کند. این متدولوژی نحوه استفاده از عامل‌های هوش مصنوعی برای خدمات حسابداری را بدون نقض QuickBooks Online، Xero یا گردش کار پذیرش مشتری موجود که قبلاً کار می‌کنند، بیان می‌کند.

با گردش کار شروع کنید، نه با عامل

اصل اول این است که گردش کار پذیرش موجود، منبع حقیقت است، نه نقشه راه عامل هوش مصنوعی. اکثر شرکت‌ها یک دنباله مستند یا غیرمستند دارند که از نامه تعهد تا اولین بستن حساب تسویه شده، شامل مجوز فید بانکی، جمع‌آوری اسناد، نگاشت چارت حساب‌ها، تأیید موجودی افتتاحیه و بررسی شریک، اجرا می‌شود. این دنباله بازتاب‌دهنده هر درسی است که شرکت در مورد مشکلاتی که هنگام نادیده گرفتن مراحل پیش می‌آید، آموخته است، و هر استقراری که آن را نادیده بگیرد، دوباره آن مشکلات را ایجاد خواهد کرد.

نگاشت گردش کار قبل از دست زدن به هر پیکربندی عامل، شرکت را مجبور می‌کند تا در مورد اینکه کدام مراحل واقعاً ضروری هستند و کدام عادت شده‌اند، صادق باشد. همچنین انتقال‌ها بین سطوح کارکنان، نقاطی که قضاوت شریک لازم است و دروازه‌هایی که از پیشرفت زودهنگام پرونده جلوگیری می‌کنند را آشکار می‌سازد. بدون این نقشه، عامل‌ها در نهایت مراحل ناکارآمد را خودکار می‌کنند یا نقاط کنترل حیاتی را به طور کامل نادیده می‌گیرند.

نقشه گردش کار باید به اندازه‌ای دقیق باشد که اقدامات خاص پلتفرم انجام شده در هر مرحله را شناسایی کند، از جمله اینکه کدام فیلدها در QuickBooks Online یا Xero پر می‌شوند، کدام گزارش‌ها استخراج می‌شوند، کدام اسناد پیوست می‌شوند و کدام تأییدیه‌ها قبل از انتقال پرونده به مرحله بعدی لازم است. این دقت همان چیزی است که به تیم استقرار اجازه می‌دهد تا تشخیص دهد که عامل‌ها در کجا leverage اضافه می‌کنند و در کجا ریسک ایجاد می‌کنند.

یک روش مفید، زمان‌بندی هر مرحله از گردش کار موجود برای نمونه‌ای از مشتریان اخیر است، که یک خط پایه برای اندازه‌گیری اینکه آیا عامل‌ها واقعاً گردش کار را فشرده می‌کنند یا صرفاً کار را به کارکنان دیگر منتقل می‌کنند، تولید می‌کند. شرکت‌هایی که بدون این خط پایه استقرار پیدا می‌کنند، راهی برای دانستن اینکه آیا استقرار ارزش ایجاد کرده است یا صرفاً هزینه‌ها را در بخش پشتیبانی منتقل کرده است، ندارند.

حسابرسی پشته فناوری موجود قبل از لایه‌بندی عامل‌ها

اصل دوم این است که عامل‌های هوش مصنوعی باید با پلتفرم‌های موجود یکپارچه شوند نه اینکه جایگزین آنها شوند، زیرا هزینه مهاجرت مشتریان از QuickBooks Online یا Xero بسیار بالاتر از هر صرفه‌جویی در استقرار است. حسابرسی باید موجودی نسخه‌های کدام پلتفرم‌ها در دفاتر مشتریان استفاده می‌شود، کدام یکپارچه‌سازی‌های شخص ثالث قبلاً در حال اجرا هستند و کدام جریان‌های داده برای چرخه بسته شدن حیاتی هستند را بررسی کند.

این حسابرسی معمولاً دنباله طولانی از یکپارچه‌سازی‌های قدیمی را آشکار می‌سازد که هیچکس کاملاً آنها را نمی‌فهمد، اما به طور آرام حقوق و دستمزد را پردازش می‌کنند، سفارشات تجارت الکترونیک را همگام‌سازی می‌کنند یا گزارش‌های هزینه را به دفتر کل وارد می‌کنند. هر استقرار عاملی که این جریان‌ها را بدون یک برنامه مهاجرت عمدی مختل کند، دفاتر مشتریان را به گونه‌ای مختل خواهد کرد که کشف آن هفته‌ها و ترمیم آن ماه‌ها طول می‌کشد، که اعتبار استقرار را از بین می‌برد.

خروجی این حسابرسی یک نقشه یکپارچه‌سازی است که هر API، هر همگام‌سازی داده، هر کار برنامه‌ریزی شده و هر خروجی دستی را که به دفاتر مشتریان مربوط می‌شود، شناسایی می‌کند. معماری عامل سپس به گونه‌ای طراحی می‌شود که در کنار این جریان‌ها کار کند، نه در اطراف آنها، که معمولاً به این معنی است که عامل‌ها از طریق APIهای رسمی خود از پلتفرم‌های موجود می‌خوانند و به آنها می‌نویسند، نه اینکه یک لایه داده جدید معرفی کنند.

یک اشتباه رایج این است که فرض شود شرکت می‌تواند تمام مشتریان را به یک پیکربندی پلتفرم واحد به عنوان بخشی از استقرار استاندارد کند، که هر مشتری را از طریق مهاجرتی مجبور می‌کند که هیچکس درخواست نکرده است. شرکت‌هایی که موفق می‌شوند، ناهمگونی دفاتر مشتریان خود را به عنوان یک محدودیت دائمی می‌پذیرند و لایه عامل را به گونه‌ای طراحی می‌کنند که از پلتفرم آگاه باشد نه اینکه تجویز پلتفرم کند.

معماری استثنا را قبل از تعریف مسیر موفقیت تعریف کنید

اصل سوم این است که معماری استثنا از مسیر موفقیت مهم‌تر است، زیرا مسیر موفقیت همان چیزی است که عامل‌های هوش مصنوعی به طور خودکار مدیریت می‌کنند، در حالی که استثناها همان چیزی هستند که شهرت شرکت را می‌سازند یا از بین می‌برند. هر عامل باید دارای یک صف استثنای تعریف شده، یک بازبین انسانی تعریف شده، یک مسیر تشدید تعریف شده و یک زمان پاسخ تعریف شده باشد که همه آنها قبل از شروع به کار عامل، مستند شده‌اند.

معماری استثنا با شمارش دسته‌های استثناهایی که هر عامل تولید خواهد کرد، آغاز می‌شود، از جمله طبقه‌بندی‌های با اطمینان پایین، تراکنش‌های بانکی نامتناظر، اسناد گمشده، مقادیر غیرعادی و نقض قوانین. برای هر دسته، شرکت تصمیم می‌گیرد که چه کسی آن را بررسی کند، بررسی شامل چه مواردی است و بازبین چقدر زمان دارد تا قبل از اینکه استثنا به یک شریک تشدید شود.

این معماری همان چیزی است که ردپای حسابرسی را محافظت می‌کند زیرا هر استثنا به یک تصمیم مستند تبدیل می‌شود، نه یک شکست خاموش. هنگامی که یک تنظیم‌کننده یا حسابرس می‌پرسد چرا یک تراکنش به طور خاص طبقه‌بندی شده است، شرکت می‌تواند توصیه عامل، تصمیم بازبین انسانی، مهر زمانی و استدلال پشتیبان را، همه در یک سند واحد، ارائه دهد.

شرکت‌هایی که از معماری استثنا صرف نظر می‌کنند، عامل‌هایی خواهند داشت که به طور آرام تراکنش‌های مشکوک را ثبت می‌کنند، صفوف استثنایی که هیچکس آنها را بررسی نمی‌کند و ردپای حسابرسی پر از شکاف‌هایی که در بررسی‌های خارجی بعدی ظاهر می‌شوند. هزینه ترمیم در این موارد معمولاً بیش از سرمایه‌گذاری اولیه استقرار است، به همین دلیل است که شرکت‌های بالغ طراحی استثنا را به عنوان یک فعالیت استقرار درجه یک در نظر می‌گیرند تا یک فکر بعدی.

ترتیف استقرار عامل را به منظور مطابقت با ریسک چرخه

اصل چهارم این است که استقرار عامل به ترتیبی انجام شود که ریسک چرخه را حداقل کند، که معمولاً به معنای شروع با تطبیق بانکی، سپس دسته‌بندی، سپس دریافت اسناد، سپس هماهنگی بسته شدن، سپس تولید صورت‌های مالی است. این ترتیب نشان‌دهنده این واقعیت است که هر عامل به تمیزی کاری که عامل قبلی تولید کرده است، وابسته است.

شروع با تطبیق بانکی صحیح است زیرا بنیان هر چرخه بسته شدن را تثبیت می‌کند و یک بازخورد سریع به شرکت می‌دهد در مورد اینکه آیا عامل کار می‌کند. اگر فید بانکی به طور تمیز تطبیق یابد و استثناها در سطح خدمات تعریف شده مدیریت شوند، شرکت حق استقرار لایه دسته‌بندی را بر روی آن به دست آورده است. در غیر این صورت، استقرار عامل‌های بیشتر فقط مشکلات موجود را تشدید می‌کند.

هر عامل باید حداقل برای یک چرخه کامل بسته شدن، به موازات فرآیند دستی موجود، اجرا شود قبل از اینکه شرکت به آن به عنوان سیستم اصلی تکیه کند. این اجرای موازی همان چیزی است که موارد حاشیه‌ای را که داده‌های آموزشی عامل پیش‌بینی نکرده بودند، از جمله تامین‌کنندگان غیرعادی، تراکنش‌های چند شرکت و قراردادهای خاص مشتری که هیچ عاملی به تنهایی کشف نخواهد کرد، آشکار می‌سازد.

وسوسه استقرار همزمان چندین عامل برای فشرده‌سازی جدول زمانی استقرار، شایع‌ترین دلیل شکست استقرار است. استقرار متوالی با دوره‌های اجرای موازی روی کاغذ کندتر به نظر می‌رسد اما در سه تا چهار ماه یک سیستم کارآمد تولید می‌کند، در حالی که استقرار همزمان معمولاً یک سیستم معیوب تولید می‌کند که شرکت شش تا نه ماه را صرف خنثی کردن آن می‌کند قبل از اینکه بتواند ارزش را از سر بگیرد.

چارت حساب‌ها را به عنوان پیکربندی حیاتی در نظر بگیرید

اصل پنجم این است که چارت حساب‌ها لایه پیکربندی حیاتی است که تعیین می‌کند آیا عامل‌ها کار مفید یا نویز پرهزینه تولید می‌کنند. اکثر شرکت‌ها اجازه داده‌اند که چارت حساب‌های مشتریان با گذشت زمان تغییر کند، با حساب‌های اضافی، نام‌گذاری‌های متناقض و ورودی‌های تاریخی که در دوره‌های مختلف متفاوت دسته‌بندی شده‌اند. استقرار دسته‌بندی با هوش مصنوعی بر روی این تغییرات، به جای حل آن، ناهماهنگی را کدگذاری خواهد کرد.

متدولوژی استقرار قبل از فعال شدن عامل دسته‌بندی، نیاز به بررسی چارت حساب‌ها برای هر مشتری دارد، از جمله تجمیع حساب‌های اضافی، استانداردسازی قراردادهای نام‌گذاری و مستندسازی قوانین خاص مشتری که بر نگاشت‌های پیش‌فرض شرکت برتری دارند. این بررسی پرزحمت است اما در ارزش افزوده دارد زیرا هر چرخه بسته شدن بعدی از بنیان تمیزتر بهره‌مند می‌شود.

بررسی چارت حساب‌ها همچنین تصمیمات ساختاری را که شرکت برای سال‌ها به تعویق انداخته است، از جمله نحوه اداره مشاغل چند مکانی، نحوه تخصیص هزینه‌های مشترک در بین نهادها و نحوه برخورد با برداشت‌های مالک در مقابل توزیع‌ها را آشکار می‌سازد. حل این مسائل یک بار در طول استقرار بسیار ارزان‌تر از حل مکرر آنها در هر بررسی سه ماهه است.

شرکت‌هایی که سعی می‌کنند بررسی چارت حساب‌ها را به فاز بعدی موکول کنند، با عامل‌های دسته‌بندی مواجه می‌شوند که الگوهای اشتباه را یاد می‌گیرند و پس از تمیزکاری نهایی چارت، نیاز به بازآموزی پرهزینه دارند. عامل‌ها نمی‌دانند کدام تصمیمات تاریخی صحیح بودند و کدام تغییرات، که به این معنی است که هرگونه ناهماهنگی موجود در داده‌های آموزشی را حفظ و تقویت می‌کنند.

حفظ ردپای حسابرسی در هر لایه

اصل ششم این است که ردپای حسابرسی باید در هر لایه از پشته عامل حفظ شود، نه فقط در لایه دفتر کل. این شامل ذخیره‌سازی سند منبع، توصیه عامل، تصمیم بازبین انسانی، هرگونه تغییر بعدی و ورودی نهایی ثبت شده است که همه از طریق یک شناسه مشترک به هم مرتبط هستند تا امکان ردیابی هر تراکنش به عقب‌تر در طول چرخه عمر کامل آن فراهم شود.

QuickBooks Online و Xero هر دو گزارش‌های حسابرسی در سطح تراکنش را نگهداری می‌کنند، اما این گزارش‌ها فقط آنچه را که در دفتر کل ثبت شده است، ثبت می‌کنند و نه استدلال عامل پشت ثبت. استقرار باید یک لایه حسابرسی موازی اضافه کند که تصمیمات بالادستی را ثبت می‌کند، از جمله اینکه کدام عامل تراکنش را پردازش کرده است، چه سطح اطمینانی اختصاص داده شده است، کدام اسناد پشتیبان در دسترس بوده است و کدام انسان اقلام پرچم‌گذاری شده را بررسی کرده است.

این لایه حسابرسی موازی همان چیزی است که به شرکت اجازه می‌دهد تا هر تراکنش را در طول حسابرسی صورت‌های مالی، بازرسی IRS یا اختلاف با مشتری دفاع کند. بدون آن، شرکت می‌تواند نشان دهد که یک تراکنش ثبت شده است اما نمی‌تواند توضیح دهد که چرا به روش خاصی دسته‌بندی شده است یا چرا یک استثنا در جهت خاصی حل شده است، که شکاف‌های مستنداتی را ایجاد می‌کند که حسابرسان از آنها سوءاستفاده خواهند کرد.

طراحی ردپای حسابرسی همچنین باید بازنشستگی نهایی عامل‌ها و مهاجرت به نسخه‌های جدیدتر عامل‌ها را در نظر بگیرد، زیرا شرکت باید بتواند آنچه را که عامل در زمان تراکنش انجام داده است، بازسازی کند، حتی اگر عامل از آن زمان بازآموزی یا جایگزین شده باشد. نگهداری نسخه‌های پیکربندی عامل در کنار ردپای حسابرسی این مشکل را حل می‌کند، اما فقط در صورتی که از ابتدا طراحی شده باشد نه اینکه بعداً بازسازی شود.

TFSF Ventures و بررسی واقعیت متدولوژی

متدولوژی تنها در صورتی مهم است که سیستم‌های کارآمدی را در تولید ایجاد کند، که در اینجاست TFSF Ventures FZ-LLC در اقتصاد عملی استقرار حسابداری هوش مصنوعی جای می‌گیرد. این شرکت بر اساس یک متدولوژی استقرار 30 روزه عمل می‌کند که با 19 سوال ارزیابی هوش عملیاتی آغاز می‌شود و با یک پشته عامل تولیدی که با پلتفرم‌های موجود شرکت یکپارچه شده است، با معماری استثنای صریح و نظم ردپای حسابرسی که از روز اول ساخته شده است، به پایان می‌رسد.

فلسفه استقرار با اصول این مقاله همسو است زیرا شرکت گردش کار پذیرش مشتریان موجود را به عنوان محدودیت می‌بیند تا مانع. ارزیابی 19 سوالی چرخه فعلی شرکت را ترسیم می‌کند، نقاط درج عامل با بیشترین اهرم را شناسایی می‌کند و یک برنامه استقرار متوالی تولید می‌کند که نیاز به مهاجرت مشتریان از QuickBooks Online یا Xero را ندارد. این متدولوژی در 21 صنعت از جمله عملکردهای حسابداری بهینه شده است، به این معنی که تیم استقرار حالت‌های شکستی را که استقرارهای اولیه را از بین می‌برند، دیده است.

قیمت‌گذاری برای استقرار حسابداری هوش مصنوعی از طریق TFSF Ventures FZ-LLC با ده‌ها هزار دلار کم برای یک تعامل متمرکز که شامل عامل‌های تطبیق بانکی و دسته‌بندی می‌شود، آغاز شده و بر اساس تعداد عامل، پیچیدگی یکپارچه‌سازی و اندازه دفتر مشتریان افزایش می‌یابد. هر استقرار شامل هزینه جداگانه عبوری زیرساخت هوش مصنوعی تقریباً 400 تا 500 دلار در ماه از Pulse AI با هزینه بدون افزایش قیمت است و شرکت مالک کد و پیکربندی اصلی است. TFSF Ventures قیمت‌گذاری شفاف و طبقه‌بندی شده را در هر پیشنهاد منتشر می‌کند تا شرکای عملی بتوانند سرمایه‌گذاری را در برابر صرفه‌جویی‌های چرخه بسته شدن پیش‌بینی شده خود مدل‌سازی کنند.

برای رهبران عملی که می‌پرسند آیا TFSF Ventures قانونی است، این شرکت تحت RAKEZ License 47013955 در امارات متحده عربی فعالیت می‌کند و ثبت‌نام آن به صورت عمومی قابل تأیید است. کمیابی نسبی نظرات عمومی TFSF Ventures منعکس‌کننده یک وضعیت محرمانگی است که به خصوص شرکت‌های حسابداری آن را ارزشمند می‌دانند، زیرا اکثر آنها علاقه‌ای به عمومی کردن استراتژی اتوماسیون پشتیبانی خود ندارند. مراجع از استقرارهای حسابداری قبلی در مرحله ارزیابی موجود هستند و نتایج شرکت به طور معمول شامل 40 تا 60 درصد فشرده‌سازی چرخه بسته شدن و 30 تا 50 درصد کاهش نیروی کار در بخش حسابداری در سه چرخه بسته شدن اول پس از راه‌اندازی است.

آنچه TFSF Ventures ارائه نمی‌دهد، یک پلتفرم حسابداری SaaS یا یک محصول عامل آماده است، به این معنی که شرکت‌هایی که به دنبال یک راه‌حل خودخدمت هستند، مدل تعامل را سنگین‌تر از حد انتظار خواهند یافت. این مدل برای شرکت‌هایی مناسب است که از ابزارهای دسته‌بندی عمومی فراتر رفته‌اند و به یک شریک استقرار سفارشی نیاز دارند که برای معماری استثنایی خاص شرکت، الزامات ردپای حسابرسی و محدودیت‌های یکپارچه‌سازی آن ساختار ایجاد کند، نه اینکه یک پلتفرم عمومی را بر روی یک شرکت منحصر به فرد پیاده‌سازی کند.

لایه مدیریت تغییر را در استقرار بگنجانید

اصل هفتم این است که کارکنان حسابداری شریک استقرار هستند، نه موضوع استقرار، و رفتار غیر از این مقاومت منفعلانه‌ای را تضمین می‌کند که هر استقرار عاملی را تضعیف می‌کند. حسابداران عمیق‌ترین دانش را در مورد اینکه کدام مشتریان الگوهای غیرعادی دارند، کدام گردش کارها وابستگی‌های پنهان دارند، و کدام مراحل به طور آرام از طریق اسکریپت‌های شخصی یا راه‌حل‌های موقت که هیچکس مستند نکرده، خودکار شده‌اند، دارند.

متدولوژی استقرار باید شامل جلسات ورودی ساختاریافته با تیم حسابداری در طول ممیزی گردش کار، بررسی چارت حساب‌ها و طراحی معماری استثنا باشد. این جلسات اختیاری و نمادین نیستند، زیرا دانش تیم تعیین می‌کند که آیا عامل‌ها به درستی پیکربندی شده‌اند و آیا ترتیب استقرار واقعیت عملیاتی را منعکس می‌کند.

به همان اندازه مهم است که به صراحت در مورد چگونگی تکامل نقش تیم همزمان با تصدی کار تراکنشی توسط عامل‌ها صحبت شود. شرکت‌هایی که موفق می‌شوند، نقش حسابداری را در حول مدیریت استثنائات، ارتباط با مشتری و نظارت بر کیفیت بازتعریف می‌کنند، که ارزش کار و جایگاه کارکنان را افزایش می‌دهد. شرکت‌هایی که شکست می‌خورند، تیم را در مورد آینده‌شان نامطمئن می‌گذارند و ماه‌ها از دست دادن نیرو را متحمل می‌شوند که دانش سازمانی استقرار را از بین می‌برد.

تنظیمات حقوق و مزایا و مسیر شغلی باید به طور علنی در طول استقرار مورد بحث قرار گیرد، زیرا تیم نیت‌های شرکت را چه بیان شوند و چه نشوند، استنباط خواهد کرد. شرکت‌هایی که این موضوع را به طور شفاف مدیریت می‌کنند، بهترین حسابداران خود را حفظ می‌کنند و یک شرکت قوی‌تر بر پایه عامل ایجاد می‌کنند، در حالی که شرکت‌هایی که از گفتگو اجتناب می‌کنند، افرادی را که عامل‌ها را بهتر می‌فهمیدند از دست می‌دهند و در نهایت باید دانش سازمانی را از ابتدا بازسازی کنند.

پیامدهای مهم برای شریک را اندازه بگیرید

اصل هشتم این است که استقرار باید بر اساس پیامدهایی که برای شریک اهمیت دارد، اندازه‌گیری شود، نه بر اساس معیارهای فروشنده که چشمگیر به نظر می‌رسند اما اقتصاد شرکت را تغییر نمی‌دهند. پیامدهای مفید شامل میانگین روزهای چرخه بسته شدن برای هر مشتری، ساعات قابل صورتحساب برای هر مشتری در ماه، ساعات بررسی شریک برای هر مشتری، عقب‌ماندگی استثنا بر اساس هفته و ظرفیت مشتری جدید خالص برای هر حسابدار است.

این معیارها باید قبل از شروع استقرار تعیین شوند و به طور مداوم در طول استقرار ردیابی شوند، زیرا ارزش استقرار تفاوت بین خط پایه و وضعیت پس از استقرار است. شرکت‌هایی که نتوانند خط پایه را تعیین کنند، نمی‌توانند ارزش را به گروه شریک ثابت کنند و در نهایت ارزش استقرار را بر اساس حکایات به جای داده بحث خواهند کرد، که معمولاً به رها شدن یا کاهش مقیاس استقرار منجر می‌شود.

معیارهای خروجی همچنین باید با مدل قیمت‌گذاری شرکت مرتبط باشند، زیرا فشردگی زمان چرخه بسته شدن تنها در صورتی ارزش ایجاد می‌کند که از طریق ظرفیت بالاتر با قیمت ثابت یا حاشیه بالاتر با ظرفیت ثابت به دست آید. شرکت‌هایی که زمان چرخه را بدون استراتژی قیمت‌گذاری عمدی فشرده می‌کنند، این صرفه‌جویی را به مشتریان در قالب ساعات صورتحساب نشده می‌دهند، که منطق مالی استقرار را از بین می‌برد.

شرکا همچنین به شاخص‌های پیشرو نیاز دارند نه صرفاً شاخص‌های تاخیری، زیرا تا زمانی که شاخص‌های تاخیری مشکلی را نشان دهند، استقرار قبلاً شکست خورده است. شاخص‌های پیشرو مفید شامل سن صف استثنا، تغییر اطمینان عامل در طول زمان، تعداد نادیده گرفتن‌ها در هر عامل در هفته و زمان بررسی حسابدار برای هر پرونده است که همه اینها مشکلات را هفته‌ها قبل از ظاهر شدن در روزهای چرخه بسته شدن نشان می‌دهند.

برای موارد حاشیه‌ای نادر برنامه‌ریزی کنید

اصل نهم این است که موارد حاشیه‌ای نادر، همان کار اصلی هستند، نه استثنا، و هر برنامه استقراری که موارد حاشیه‌ای را به عنوان یک مشکل آینده در نظر بگیرد، شکست خواهد خورد. دفاتر مشتریان واقعی شامل سازماندهی مجدد، خریدها، مواجهه با ارزهای خارجی، تخصیص‌های چند نهادی، برداشت‌های شریک، بازپرداخت‌های مالک و صدها الگوی دیگر هستند که هیچ عامل آماده‌ای برای مدیریت آنها آموزش ندیده است.

استقرار باید ظرفیت صریح برای مدیریت موارد حاشیه‌ای را اختصاص دهد، هم در قالب زمان بازبین انسانی و هم در قالب بازآموزی مداوم عامل با ظهور الگوهای جدید. شرکت‌هایی که فرض می‌کنند عامل‌ها در اتوماسیون کامل به ثبات می‌رسند، ناامید خواهند شد، زیرا موارد حاشیه‌ای هرگز از بین نمی‌روند و عامل‌ها هرگز از نیاز به تقویت در نحوه صحیح مدیریت آنها دست برنمی‌دارند.

چشم‌انداز صحیح این است که عامل‌های هوش مصنوعی حجم کارهای روتین را تقریباً به صفر می‌رسانند و در عین حال توجه انسان را بر کارهایی که در واقع نیازمند قضاوت هستند، متمرکز می‌کنند. اقتصاد شرکت بهبود می‌یابد زیرا کارهای قضاوتی همان چیزی است که شریک می‌تواند برای آن هزینه دریافت کند، در حالی که کارهای روتین همیشه یک محصول با ضرر بودند که شرکت آن را متحمل می‌شد زیرا باید انجام می‌شد.

شرکت‌هایی که این چشم‌انداز را درونی می‌کنند، عملکردهای پایداری را بر پایه عامل ایجاد می‌کنند، در حالی که شرکت‌هایی که انتظار دارند عامل‌ها همه چیز را مدیریت کنند، ناامید می‌شوند و به فرآیندهای دستی بازمی‌گردند که بیشتر از خط پایه اولیه هزینه دارند. این متدولوژی تنها برای شرکت‌هایی کار می‌کند که مایلند بپذیرند که اتوماسیون کار را بازتعریف می‌کند نه اینکه آن را از بین ببرد، که نتیجه واقع‌بینانه‌ای است که استقرارهای بالغ به طور مداوم ارائه می‌دهند. نحوه استفاده از عامل‌های هوش مصنوعی برای خدمات حسابداری در نهایت یک مسئله استقرار منضبط است، نه فناوری خام.

درباره TFSF Ventures

TFSF Ventures FZ-LLC (RAKEZ License 47013955) یک شرکت معماری سرمایه‌گذاری است که زیرساخت عامل هوشمند را در سراسر کسب‌وکارها از طریق سه بخش یکپارچه مستقر می‌کند: زیرساخت عامل‌محور، ریل‌های پرداخت غیرسنتی، و یک موتور سرمایه‌گذاری کامل. با 27 سال سابقه در پرداخت‌ها و نرم‌افزار، TFSF به صورت جهانی فعالیت می‌کند و 21 صنعت را با روش استقرار 30 روزه خود خدمت‌رسانی می‌کند. اطلاعات بیشتر در: https://tfsfventures.com

ارزیابی رایگان هوش عملیاتی را انجام دهید

ارزیابی رایگان هوش عملیاتی را انجام دهید. چند سوال سریع در مورد کسب‌وکار خود پاسخ دهید. ظرف 24 تا 48 ساعت یک طرح استقرار هوش مصنوعی سفارشی شامل توصیه‌های عامل، معماری و یک نقشه راه خاص برای عملیات خود دریافت کنید. بدون تماس فروش. بدون تعهد. فقط داده. از اینجا شروع کنید: https://tfsfventures.com/assessment

منتشر شده در اصل در https://tfsfventures.com/blog/how-to-use-ai-agents-for-bookkeeping-services-without-breaking-quickbooks-online

نوشته شده توسط تیم تحقیقاتی TFSF Ventures